Event-Logistik: Nach dem Event ist vor dem Event
Die Menschen haben Gefallen daran gefunden, sich in großen Gruppen gleicher Interessen bei einem Massen-Event zusammen zu schließen. Daher musste auch die Logistik in neue Richtungen denken.
Ob bei Sportveranstaltungen, wie Olympische Spiele oder Europameisterschaft, Messen oder Konzerten - überall treffen viele Menschen zur gleichen Zeit am gleichen Ort aufeinander. Da braucht es Jemanden, der die Übersicht behält und jedes potenzielle Problem schon im Vorfeld im Keim erstickt: der Bereich der Event-Logistik wurde geboren.
Fragen über Fragen - Aufgaben der Event-Logistik
Der Event-Logistiker muss sich schon lange Zeit vor einer Veranstaltung viele Fragen intensiv durch den Kopf gehen lassen und die Abläufe in ein Veranstaltungskonzept bringen. Zu diesen Fragen gehören unter anderem:
- Was muss alles bedacht werden?
- Was muss geplant werden?
- Was könnte schief laufen?
- Wie viele Besucher werden erscheinen?
- Wie viele Mitarbeiter werden benötigt?
- Wann müssen die Abläufe feststehen?
- Wann müssen die Künstler angereist sein?
- Wie kommen Künstler, Mitarbeiter und Besucher vor Ort?
- Wo kommen die Künstler und Mitarbeiter unter?
- Wie wird die Kommunikation funktionieren?
- Was tun, wenn die Hauptstromversorgung ausfällt?
- Wird die Sicherheit aller Besucher gewährleistet?
- Was tun, wenn Technik nicht geliefert wird?
- Wann wird die Veranstaltung beendet sein?
- Wann muss die Technik wieder zurück gegeben werden?
Die weiteren Schritte
Im nächsten Schritt müssen die Teilnehmer oder Partner bestimmt und gefunden werden. Bei einem Konzert sind das zum Beispiel die auftretenden Künstler und mögliche Sponsoren. Einladungen müssen verschickt werden und Unterkünfte gefunden werden. Nicht zu vergessen ist natürlich auch der Ort der Veranstaltung.
Ist genügend Platz für die Besucher da? Lassen sich die Konzepte am besagten Ort wirklich umsetzen? Außerdem ist die Problematik der technischen Ausstattung ebenfalls entscheidend. Jemand muss dafür sorgen, dass die Bühne mit Scheinwerfern versehen wird, kilometerweise Kabel müssen verlegt werden. Die Stromversorgung muss gesichert sein. Kurzum: der Ort der Veranstaltung muss vorbereitet und jedes Problem im Vorfeld schon beseitigt werden, damit die Zuschauer größtmöglichen Spaß am Event haben können und im besten Fall gar nichts von der aufwändigen Planung und Organisation im Hintergrund mitbekommen.
Aber der Besuch soll für die Teilnehmer nicht nur lediglich unproblematisch sein, sondern Spaß machen. Die Verpflegung muss gesichert werden, Servicekräfte bereit stehen und wichtige Zugänge passierbar sein. Die Sicherheit eines jeden Besuchers muss beim Event von der ersten bis zur letzten Minute gewährleistet sein.
Selbst unmittelbar nach einem Event kommt der Event-Logistiker jedoch nicht zur Ruhe, denn damit auch jeder mitbekommt, wie schön es war, muss (wie natürlich auch schon im Vorfeld) Öffentlichkeitsarbeit geleistet werden. Außerdem müssen die Räumlichkeiten wieder in ihren Ursprungszustand gebracht werden und die Technik wieder an die richtigen Unternehmen zurückgegeben werden.
Kaum ist eine Veranstaltung ordnungsgemäß über die Bühne gegangen, muss auch schon frühzeitig mit der Planung der nächsten Veranstaltung begonnen werden. Wirklich zur Ruhe kommt der Event-Logistiker also nie, denn "nach dem Event ist bekanntlich vor dem Event"...
Event-Logistik in der Übersicht
Zur besseren Übersicht haben wir hier die wichtigsten Punkte, die ein Event-Logistiker beachten, absichern und planen muss, noch einmal aufgeführt:
- Grundkonzept
- Finanzierung
- Programmkonzept
- Teilnehmer
- Einladung, Anreise und Unterbringung
- Veranstaltungsort
- Technische Ausstattung
- Aufbau
- Verpflegung und Betreuung
- Sicherheit
- Abbau
- Öffentlichkeitsarbeit
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